Det ideelle miljø til fotografier er et relativt tørt, køligt og temperaturstabilt rum. Undgå et varmt loft, da varme kan fremskynde nedbrydningen af papir og blæk. Vælg et rum, der er stuetemperatur eller derunder, og en sikker afstand fra radiatorer og ventilationsåbninger, f.eks. I et specielt skab. Fotografier trives i mørke rum. Overeksponering for lys vil til sidst få fotos til at falme. Husk dette, når du indrammer værdifulde originale udskrifter.
Brug en blyant (brug aldrig en kuglepen) til at markere navn, datoer og placering for hvert billede i margenerne på bagsiden af billedet. Hvis du vil mærke et nyere, glatrygget foto, skal du bruge en arkiv filtstippet pen. Husk at lade blækket tørre, før du stabler dine fotos. Det kan smøre eller overføre. De to sikreste typer kabinetter er fotoalbum (papir og plast) og fotokasser. Alle papirindkapsler skal være syrefrie og ligninfrie. Hvis din lagerplads er fugtig, skal du vælge et papirindkapsling, da fotos muligvis klæber til et plastalbum. (Brug ikke plastik til at opbevare negativer.) Hvis du vælger en fotoboks, skal du sørge for, at fotografierne ligger fladt og at de har nok plads.
Når du organiserer din samling, skal du holde mad og drikke langt væk. Hvis du planlægger at udføre meget håndtering på én gang, skal du investere i et par 100% bomuldshandsker. Disse vil beskytte dine fotos mod de naturlige olier på dine hænder. Hvis du ikke har handsker, skal du kun håndtere dine fotos ved deres kanter.
Tag dig tid til at omdanne dine dyrebare fysiske fotografier til digitale kopier. Selv hvis du elsker at skyde med film, eller holder fysiske minder i dine hænder, er der en række grunde til, at du måske ønsker at overveje denne mulighed. Det er nemt at beskadige fysiske fotos. Vandskader, misfarvning og utilsigtede tårer er alle legitime bekymringer, der kan ødelægge dine dyrebare fotos for evigt. Oprettelse af digitale kopier giver dig mulighed for at lave så mange sikkerhedskopier som nødvendigt – så du behøver aldrig at bekymre dig om at miste hele din familiehistorie i tilfælde af oversvømmelse eller brand.
Du kan gemme hundreder af tusinder af digitale kopier på en enkelt ekstern harddisk på størrelse med et kortdæk. Familiefotos er beregnet til deling. At have digitale kopier sikrer, at ingen skal gå uden yndlingsbarndomsminder, hvert familiemedlem kan få adgang til hvert foto, der nogensinde er taget. Scanning i dine fotos derhjemme på en scanner er tidskrævende, men giver dig også fuld kontrol over, hvordan dine fotos er organiseret, scannet og gemt.
Som regel er det generelt bedst at overveje en flatbed-scanner, da de mindst er sandsynlige for at skade dine sarte fotos. Hvis dit budget er lidt højere, foretrækker du måske at købe en scanner, der kan scanne dine gamle negativer og lysbilleder såvel som trykte fotos. Scannere med automatisk farvekorrektion og nul opvarmningstiming er den bedste mulighed for scanning af fotos.
Overvej at komme med et system til navngivning og sortering af filer, så det er let at finde de fotos, du leder efter. Du kan også overveje strategier for at holde styr på, hvem der er på hvert foto. Tænk på hvor mange fotos du tager på din telefon, som du sletter med det samme. Du behøver ikke gemme hvert foto, du nogensinde har taget. Tør støv af dine fotos og fra din scanner ved hjælp af en ikke-slibende klud. Dette sikrer, at dit billede er så klart som muligt uden irriterende støvpletter. Du kan altid bare tage et foto ved hjælp af din telefons kameraapp. Men du risikerer at skabe skygger, forvrængning og blænding, så pas bare på positionen med henvisning til lyset omkring.